企業經營中的預算控制方式

　　預算監控通常使利用信息系統進行在線控制，并結合內控流程設計關鍵控制點、對執行結果進行分析通報，以及開展內部審計等多種方式進行。

　　信息系統可以實現事中的結點控制并及時反饋各種預警信息。同時，在線控制也可以分別實現對個項和總額的控制，更可以實現二者的結合，進行集中控制。這也是實施預算信息系統最重要的作用之一。

　　在企業實際運營中，企業一般將上述四種方式結合起來，綜合應用，通過重點控制體現成本效益原則，對預算的執行進行有效監控，達到運營目標，實現最優監控效果。

　　1. 預算執行的控制方式

　　（1）信息系統

　　通過信息系統，對重點預算事項（重點費用、材料采購支出、資本支出等）進行實時在線監控，不但能夠體現實時控制的思想，真正達到事中控制，而且能達到控制嚴格、數據準確，執行各種內部管理方面的統計也更為快捷及時。當然，通過信息系統的在線控制，也可能會出現由于種種例外情況影響業務的順利進行，并造成信息系統中的信息流和實際單據流的核對較為煩瑣。

　　因此，根據重要性和“80/20”原則，可以對重點費用、采購支出和資本支出實施在線嚴格控制，而其他小額費用、非重要的例行采購支出可以實施較為寬松的在線控制。

　　具體預算信息系統控制流程如圖所示。

　　預算信息系統控制流程

　　預算信息系統可以是獨立的預算信息系統，也可以是ERP系統中的預算模塊。

　　（2）內控流程

　　在系統外，對常規預算內事項，通過事先制定的控制流程進行一般的業務審批。通過內控流程進行預算控制，嚴格程度不如預算信息系統，需要人工判斷是否超預算，及時性和準確性會大大降低。內控流程較易被員工和各級管理層所接受，但是較為靈活的方式也會降低其預算控制的水準。

　　（3）分析通報

　　對相關預算事項，通過月度、季度、年度的定期報告或者會議對各責任中心的預算執行情況進行分析、披露、通報和獎懲。此種預算控制形式是典型的事后控制形式，缺乏及時性特征，是一種“馬后炮”預算控制方法，其嚴格程度與預算信息系統和內控流程控制形式相比顯著降低。但是預算分析的通報和獎懲反映的情況較為綜合、全面，對于需要進行長期考核的預算事項較為適宜，投入的成本也較低。

　　（4）內部審計

　　公司內部審計是對集團各事業部、各公司、各部門經營活動的真實性、合法性、效益性以及各種內部控制制度的科學性和有效性進行審查、核實和評價的一種監控活動。內部審計是企業內部監控體系中最上層的部分，通過對財務、管理、流程、IT等的審計來保障業務運行在預定的軌道上，避免不確定性因素。其中，對管理的審計就涉及對預算執行情況的審計，可以有效地約束預算的執行和預算目標的達成。

　　2. 預算執行中存在的問題 

　　在企業的運營之中，常常存在預算編制和執行的脫節現象，使得預算執行流于形式，也就是常說的預算編制和執行的“兩張皮”現象，認識此問題，有助于提高預算管理在企業中的應用水準，推進預算工具的使用效能。預算在執行中常見的現象為：

　　（1）預算如一紙空文。預算編制時轟轟烈烈、大張旗鼓，卻在年度預算批準后不做傳達或者傳達不清晰。同時，在執行中對預算執行的結果不做分析、追蹤、考核，視年度預算、月度滾動預算為無物，或者僅僅在年度結束時進行分析或跟蹤，忽視日/周/月度/季度/半年等時間序列的過程監控。究其原因，是對預算管理工具的應用缺乏充分的了解和把握，認識程度不夠，使用方法不當，操作水準欠佳。其次，預算編制方法不切合實際，編制的方法和執行存在系統偏差或者根本性缺陷，使得編制出來的預算無法在執行中得到運用或者運用成本太高。最后，業務層面對預算在執行中的重視程度不夠，缺乏對預算執行的了解和應用，參與程度較低。

　　（2）業務審批程序不規范。預算作為一種管理工具，可以有效地釋放集中管理的垂直深度，縮短管理層級；也可以壓縮管理的幅度，使得企業管理層級在控制上扁平化，節約管理和控制成本。

　　實行預算可以縮短審批流程，避免多頭審批、重復審批、特批和濫批的現象，更可以避免一件事情“大家都管、都不管”；如預算內事項需要執行正常簡化流程，僅僅需要一級經理人審批即可；超預算事項需要執行額外審批流程，按照額度分級審核，僅僅需要一至兩級經理人審批即可；預算外事項需要執行復雜的特殊審批流程，需要經過多級經理人審批，甚至有時候需要上報預算管理機構進行審批。當然，在日程營運之中，預算外事項一般比較少出現。這樣可以有效進行管理的分權，做到管理有序，避免“眉毛胡子一把抓”、“一支筆”的現象。

　　（3）預算信息系統薄弱。預算管理屬于管理會計的范疇，主要是為了企業內部管理需要而產生的，其服務的對象是企業內部管理者，與一般財務會計的核算有顯著的區別，同時又有緊密的聯系。財務會計在一般企業已經實現信息化，預算管理信息系統卻鮮有企業實施，造成此現象的原因眾多，但是有一點卻是不爭的事實，即企業重財務會計、輕管理會計。

　　小型企業在進行預算編制和控制時，可以使用Excel等工具來制作統一的預算編制和控制模板，既可以滿足預算管理的需求，又可以節約成本。大型企業集團在預算編制和控制時，則需要實施預算信息系統，否則在預算編制時容易出現預算合并、匯總困難，得出的預算信息質量較差，并且也無法進行預算控制。預算信息系統方面，有較多的廠家：國內的，如東軟的MPC預算信息系統；國外的，如Hyperion Planning、Cognos Planning等系統，都能夠滿足預算編制的需要。

　　（4）執行結果

　　預算在執行中存在的另外一個問題是責任主體不清，沒有按照責任中心進行預算編制，在執行中也沒有按照責任主體進行考核，或者考核時獎懲不明。

　　預算編制時需要按照內部績效考核的主體進行編制，以方便進行績效考核。另外，預算目標是企業經營目標的最重要的內容，預算考核是績效考核的有機組成部分，缺乏考核約束的預算，在以績效考核為導向的企業很難被重視和得到執行，執行力會形同虛設。因此，預算執行結果必須按照責任主體進行績效考核，或者說設置預算考核為必要的約束條件。否則，責任不清、獎懲不明的預算，不與薪酬掛鉤，預算編制就沒有實際意義；預算執行結果必須與業務相結合，與業務績效相結合，否則預算會演變成為一種數據游戲。

　　3.預算執行中的審批機制及其權限等相關問題

　　本著“先算后花，先算后干”的原則，一般情況下不得突破預算指標（包括預算項目、金額和數量）。預算是嚴肅的事情，在流程、系統和考核等各種約束下，預算指標的突破是要付出代價的。

　　如果客觀環境、內部條件以及公司經營計劃發生終點變化需要突破預算，執行預算外審批程序，根據超預算審批流程執行。

　　預算結余可以跨月份使用，但不能跨年度使用。對于跨年度或者本年未完成的項目，下一年度則需要繼續重新編制預算。