【企業管理】公司日常事務流程分析優化

　　公司事務體系是由各個事務流程構成的，通過公司日常事務流程分析，首先可實現事務性工作的可視化，使工作信息得以共享，并可尋找到創造價值的工作和不創造價值的工作，尋找到必要但不合理的工作，從而形成需要改善的課題。

　　公司事務流程的可視化

　　為了明確事務性工作流程的工作內容構成和過程，首先按以下順序進行事務流程的可視化分析。

　　1)選擇本部門的主要事務。

　　2)調查該事務的處理狀況。

　　3)調查各個時間段、每日、每月的事務量。

　　4)調查各個部門(個人)間的分工。

　　5)確定本部門的瓶頸：能力的瓶頸、時間瓶頸等。

　　在事務流程分析中應用IE的分析方法和思路，把事務性工作進行分類和圖示化。

　　將看不見的事務可視化。實際工作可以用圖畫表現，容易理解，較易展開討論。

　　可以明確整體的相互關系，通過將前后部門聯系起來看，可以發現重復作業。實態把握較快，流程圖的繪制會比用文字描寫事務流程更快，更清楚。

　　公司事務流程的分析

　　在事務流程可視化的基礎上，首先對事務流程從工作內容、工作時間、工作人數上進行分析，之后再分析流程中每個工作的瓶頸，包括時間、人力、硬件能力、其他，最后綜合以上分析，匯總合理化建議，需提高的點、需改善點，等等。

　　在問題分析中，工作內容的瓶頸有些是單一的，有些是多重的；有些是工作資格的，有些是技術的，等等。這里進行充分的分析，將會有利于下一步問題解資格的，有些是技術的，等等。這里進行決方案的分析，實施改善計劃。

　　公司事務流程的問題點分析和改善計劃

　　匯總以上分析，制訂改善計劃，通過對主要流程的可視化分析、具體工作內容和瓶頸分析、問題點改善方案分析，明確流程中的問題點，提出改善方案。

　　事務性工作時間抽樣分析

　　事務時間分析最終是由每個人按責任分工的不同，共同完成的。人的工作時間效率也就是工作的效率。通過時間抽樣分析，定量確定人的工作浪費點，形成改善課題。從中尋找不創造價值的時間和工作內容。

　　事務抽樣分析，主要針對事務性工作的人員。

　　例如人員的工作狀態，針對辦公室現場抽樣的數據結果分析。

　　辦公室工作的主要內容

　　在位置上：閱讀(電腦)，閱讀，書寫(電腦)，書寫，電話，資料整理，思考，說話休息，小睡，其他。

　　在辦公室內：會議室(會議，討論步行，說話，復印，尋找(資料、人等)休息，小睡，其他。

　　不在辦公室：出差，外部會議(明確回來時間)，外部會議(不明確回來時間)，到外部門明確回來時間，到外部門(不明確回來時間)，不知。

　　IE是浪費定量化和改善技術，是管理改善技術。公司日常事務流程分析中把IE的工具和方法應用到事務性工作的浪費定量化和改善之中。其關鍵是為提高，改善工作環境，效率，質量提煉形成改善課題。找出非規律工作，找出不合理的時間分配、不合理的工作內容、不直接創造價值的工作，找出工作的瓶頸、人力資源的瓶頸時間的瓶頸、能力的瓶頸和技術的瓶頸。